Hoe gebruik ik als werkgever / ondernemer de werkkostenregeling (WKR)?

De werkkostenregeling (WKR) maakt het mogelijk om onbelaste vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen aan werknemers te geven. Dit kunnen bijvoorbeeld ook voorwerpen waar de werknemer ook privé iets aan heeft als gereedschap, een laptop of een kerstpakket. Maar let op: je kunt niet onbeperkt vergoedingen geven. Je moet altijd onder de vrije ruimte blijven. Hoe dit precies zit en hoe je gebruik maakt van de WKR lees je in dit artikel!

De vrije ruimte van de WKR

De vrije ruimte is een percentage van de totale fiscale loonsom van je organisatie. Deze vrije ruimte wordt ook wel eens het ‘algemeen forfait’, ‘werkkostenbudget’ of ‘werkkostenruimte’ genoemd. Hoe je het ook noemt, feit blijft dat je op jaarbasis maximaal 1,7% van de totale fiscale loonsom mag gebruiken voor onbelaste vergoedingen en verstrekkingen. Als werkgever verantwoord je deze kosten op collectief werkgeversniveau. Je hoeft ze dus niet per individuele werknemer te toetsen.

Als werkgever bepaal je zelf wat je in de vrije ruimte onderbrengt. Er zijn wel een paar uitzonderingen. Producten uit de eigen organisatie voor postactieve werknemers vallen bijvoorbeeld altijd in de vrije ruimte. Ook verstrekkingen voor postactieve werknemers die je ook aan andere werknemers geeft horen thuis in de vrije ruimte. Denk hierbij aan de jaarlijkse kerstpakketten.

Let op dat je het bedrag van de vrije ruimte niet overschrijdt

Houd het bedrag in de vrije ruimte goed in de gaten. Voor het bedrag dat de vrije ruimte overschrijdt, geldt namelijk een eindheffing van 80%. De Belastingdienst stelt een overschrijding vast aan de hand van je loonaangifte. Uit je administratie moet duidelijk blijken welke vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers zijn gedaan. Deze kosten benoem je als gerichte vrijstelling, nihil waardering, intermediaire kosten of kosten ten laste van de vrije ruimte.

Gerichte vrijstellingen en nihil waarderingen

Ze zijn al een aantal keer voorbijgekomen in het artikel, maar wat wordt er precies bedoeld met gerichte vrijstellingen en nihil waarderingen? Dat leggen we je met alle liefde uit. Gerichte vrijstellingen zijn vergoedingen en verstrekkingen voor vervoer in het kader van de dienstbetrekking. Denk hierbij aan woon-werkverkeer, tijdelijk verblijf tijdens dienstreizen, maaltijden tijdens het overwerken en maaltijden met zakenrelaties. Gerichte vrijstellingen zijn er ook voor kosten op het gebied van kennis en vaardigheden. Denk hierbij aan vakliteratuur, cursussen en inschrijvingen in beroepsregisters. Ook computers en telefoons kunnen een gerichte vrijstelling zijn, mits deze ten goede komen aan het werk.

Nihil waarderingen zijn werkkosten waarvan je de waarde op nihil mag zetten. De nihil waardering geldt voor voorzieningen op de werkplek waarbij het niet gebruikelijk is dat deze ergens anders gebruikt zullen worden. Denk hierbij aan de werkplek zelf, maar ook bijvoorbeeld een kopieerapparaat. Als je je werknemers kleding geeft die alleen geschikt is om tijdens het werk te dragen, valt dit ook onder de nihil waardering. Verder geldt de nihil waardering voor consumpties op de werkplek die geen deel uitmaken van een maaltijd.

Intermediaire kosten

Dan hebben we tot slot nog de intermediaire kosten. Deze vallen niet onder de werkkosten, omdat intermediaire vergoedingen geen loon zijn. Meestal gaat het hierbij om kosten die de werknemer voorschiet in opdracht van de werkgever. Als een werknemer kosten heeft gemaakt voor het bedrijf, zal hij of zij deze daarna terugvragen middels een declaratie. Deze declaratie behoort natuurlijk niet tot het fiscale loon van de werknemer en valt dus buiten de werkkostenregeling.

Het onderscheid tussen intermediaire kosten en werkkosten is vaak lastig. Met name bij representatieve uitgaven moet je als werkgever kritisch beoordelen van welke kosten er precies sprake is. Om een discussie met de Belastingdienst te voorkomen, is het aan te raden om altijd je bedrijfsnaam op facturen te laten zetten, ook als de werknemer iets voorschiet. Deze tenaamstelling zal meer duidelijk maken dat het om intermediaire kosten gaat. Ook voor btw-doeleinden is dit de juiste manier, aangezien je de btw anders niet (helemaal) kunt terugvragen.

Stappenplan voor gebruikmaking van de WKR

Als je gebruik wil maken van de WKR, moet je een aantal stappen doorlopen. Die stappen zijn als volgt:

  1. Bepaal of de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling loon is. De WKR geldt alleen voor loon uit tegenwoordige dienstbetrekkingen. Dat betekent dat de WKR niet geld voor zaken als ontslagvergoedingen en pensioenuitkeringen.
  2. Als er sprake is van loon ga je eerst na of de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling onder één van de gerichte vrijstellingen of nihil waarderingen valt. Voor een gerichte vrijstelling moet je als werkgever het loonbestanddeel aanwijzen als eindheffingsloon.
  3. Is er geen sprake van een gerichte vrijstelling of nihil waardering? Dan kun je de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling onderbrengen in de vrije ruimte.

Meer weten over de werkkostenregeling en hoe je deze gebruikt?

We kunnen ons voorstellen dat de werkkostenregeling een ingewikkeld onderwerp is. De strikte voorwaarden die erbij horen maken het een ingewikkeld iets. Twijfel je of een vergoeding of verstrekking onder de werkkostenregeling valt? Neem dan contact op met je favoriete cijferhelden. We helpen je graag!

Verder lezen?

Werknemers stimuleren om vakantie op te nemen? Dat is best belangrijk!

Als werkgever moet je je werknemers stimuleren om vakantie te nemen. Vakantie biedt je werknemers namelijk de mogelijkheid om uit te rusten van het werk, maar ook om optimaal te kunnen genieten van vrije tijd en ontspanning. Daarom hebben we in Nederland een verplicht minimum aantal vakantiedagen. Maar hoe ver reikt je verantwoordelijkheid om je werknemers te stimuleren tot het opnemen van vakantiedagen? En wat kun je doen als een werknemer maar door blijft werken en geen vakantie opneemt? Lees er alles over in dit artikel!

Alles over de nieuwe Wet betaald ouderschapsverlof

Op 2 augustus 2022 treedt een nieuwe Wet betaald ouderschapsverlof in werking. Vanaf dat moment krijgen ouders die ouderschapsverlof opnemen negen weken van dit verlof doorbetaald. De invoering van deze nieuwe wet heeft natuurlijk gevolgen voor je HR. In dit artikel nemen we je daarom mee in de belangrijkste gevolgen en vragen voor HR omtrent deze nieuwe Wet betaald ouderschapsverlof!